VvE met 2, 3 of 4 appartementen: wat moet je écht regelen?

Een gesplitst herenhuis met twee woningen, een benedenwoning met twee bovenwoningen, vier appartementen in een oud pand: ook dan heb je een echte Vereniging van Eigenaars, met echte wettelijke verplichtingen. Veel eigenaars van kleine gebouwen weten dat niet, of schuiven het voor zich uit. Dat gaat vaak jaren goed, tot het misgaat op precies het verkeerde moment. In dit artikel lees je welke verplichtingen ook voor de kleinste VvE gelden, wat de risico's zijn van een "slapende" VvE en hoe je die in korte tijd activeert.

Je hebt al een VvE, ook als je nooit vergadert

Een VvE ontstaat automatisch bij de splitsing van het gebouw in appartementsrechten: de notaris richt de vereniging op in de akte van splitsing. Je hoeft dus niets op te richten, en je kunt er ook niet onderuit. Iedere appartementseigenaar is van rechtswege lid. Een VvE die nooit vergadert, geen bankrekening heeft en niet is ingeschreven bij de KvK, bestaat juridisch gewoon. Zo'n VvE heet een slapende VvE: naar schatting zijn er in Nederland enkele tienduizenden, en het overgrote deel daarvan betreft juist gebouwen met twee tot vier appartementen.

De vijf verplichtingen die ook voor jouw kleine VvE gelden

1. Inschrijving in het Handelsregister van de KvK. Iedere VvE, hoe klein ook, moet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Dat is verplicht op grond van de Handelsregisterwet; niet inschrijven is een economisch delict waarvoor een forse boete kan worden opgelegd, en de eigenaars draaien daar samen voor op. De inschrijving zelf is gratis en gebeurt door een in de vergadering benoemde bestuurder. Praktisch minstens zo belangrijk: zonder KvK-inschrijving kan de VvE geen bankrekening openen, en banken controleren de inschrijving bij iedere hypotheekaanvraag voor een appartement in het gebouw.

2. Minstens één vergadering per jaar. Het bestuur moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening aan de vergadering voorleggen. Voor een kleine VvE hoeft dat geen formeel circus te zijn: met drie eigenaars aan de keukentafel, een correcte oproeping vooraf en korte notulen achteraf voldoe je. Hoe je dat rechtsgeldig doet, lees je in ons stappenplan voor de VvE-vergadering.

3. Een reservefonds op een eigen bankrekening. Sinds 2018 moet iedere VvE van een gebouw met woonbestemming jaarlijks reserveren voor groot onderhoud: het bedrag uit een meerjarenonderhoudsplan, of minimaal 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw (artikel 5:126 BW). Het geld staat op een afzonderlijke rekening op naam van de VvE, niet op de privérekening van een van de eigenaars. "We spreken wel wat af als het dak lekt" is dus niet genoeg, en het is ook onverstandig: de eigenaar die tegen die tijd net verkocht heeft, betaalt niet meer mee.

4. Een collectieve opstalverzekering op naam van de VvE. De splitsingsreglementen verplichten het bestuur het hele gebouw te verzekeren tegen onder meer brand- en stormschade, op naam van de VvE. In slapende VvE's heeft vaak iedere eigenaar een eigen losse opstalverzekering. Dat oogt geregeld, maar is riskant: bij schade aan gemeenschappelijke delen (het dak, de fundering, de gevel) kunnen verzekeraars naar elkaar wijzen, dekkingen sluiten niet op elkaar aan, en de appartementsclausule die je beschermt tegen schade door toedoen van je buren ontbreekt vaak. Eén collectieve polis is bovendien meestal goedkoper dan drie losse.

5. Een administratie en jaarrekening. Het bestuur houdt een administratie bij en maakt jaarlijks een jaarrekening op: een exploitatierekening en een balans waaruit de omvang van het reservefonds blijkt. Voor een klein gebouw past dat op één A4, maar het moet er wél zijn. De vergadering keurt de jaarrekening goed en stelt de maandelijkse bijdrage vast.

Wanneer een slapende VvE pijn gaat doen

Een slapende VvE merkt jarenlang nergens iets van. Tot een van deze twee momenten aanbreekt.

Bij verkoop. De notaris vraagt bij de overdracht een verklaring van het VvE-bestuur op: wat is de eigenaar nog verschuldigd, hoe groot is het reservefonds en wat is het aandeel van dit appartement daarin. Bij een slapende VvE is er geen bestuur om die verklaring af te geven en geen reservefonds om te vermelden. Banken en NHG stellen bovendien steeds strengere eisen aan de VvE achter een appartement; een slapende VvE kan de hypotheek van jouw koper blokkeren en drukt daarmee direct de verkoopprijs en de verkoopbaarheid van je woning.

Bij schade of groot onderhoud. Het dak is gemeenschappelijk, ook als alleen de bovenbuurman eronder woont. Zonder reservefonds, zonder collectieve verzekering en zonder besluitvormingsstructuur wordt iedere lekkage een onderhandeling tussen buren, op het slechtst denkbare moment. En omdat gemeenschappelijk onderhoud een gezamenlijke verantwoordelijkheid blijft, kan een eigenaar die wél wil herstellen de kosten niet zomaar afwentelen of afdwingen zonder werkende VvE.

Een slapende VvE activeren: het stappenplan

Het goede nieuws: activeren is geen oprichting, want de VvE bestaat al. Voor een klein gebouw is het in enkele weken te regelen.

1. Vraag de akte van splitsing op bij het Kadaster (of zoek hem in je koopdossier) en stel vast welk reglement geldt. Voor kleine gebouwen die recent gesplitst zijn is dat vaak het Modelreglement Kleine VvE's 2021; oudere splitsingen verwijzen meestal naar het modelreglement 1992, 2006 of 2017.
2. Roep een eerste vergadering bijeen met alle eigenaars, met inachtneming van de oproepingstermijn uit het reglement (doorgaans vijftien dagen). Benoem een bestuur. Onder het MR Kleine VvE's 2021 zijn alle eigenaars samen automatisch het bestuur, tenzij jullie anders besluiten.
3. Schrijf de VvE in bij de KvK, inclusief de bestuurder(s). Dit is gratis.
4. Open een bankrekening op naam van de VvE en spreek de maandelijkse bijdrage af, gebaseerd op een eenvoudige begroting plus de reservering voor het reservefonds.
5. Sluit de collectieve opstal- en aansprakelijkheidsverzekering af op naam van de VvE en zeg de losse polissen daarna op (niet eerder, om een dekkingsgat te voorkomen).
6. Leg de besluiten vast in notulen en bewaar ze. Daarmee is de VvE formeel actief en kan het bestuur bij een toekomstige verkoop direct de gevraagde verklaring afgeven.

Veelgestelde vragen

Wij zijn maar met z'n tweeën. Moet dit allemaal echt? Ja. De wet maakt geen uitzondering voor kleine VvE's: de vergaderplicht, het reservefonds en de KvK-inschrijving gelden vanaf twee appartementsrechten. Wel is de uitvoering naar verhouding licht: een vergadering van twee eigenaars is zo gehouden, en een besluit waarmee jullie het allebei schriftelijk of per e-mail eens zijn, geldt als vergaderbesluit.

Kunnen we de VvE niet gewoon opheffen? Nee. De VvE is onlosmakelijk verbonden aan de splitsing van het gebouw. Opheffen kan alleen door de splitsing zelf op te heffen bij de notaris, en dat is vrijwel nooit aan de orde zolang de appartementen aparte eigenaars hebben.

Wat kost een actieve kleine VvE per maand? Dat verschilt per gebouw, maar reken op de verzekeringspremie, bankkosten en de reservefondsbijdrage (minimaal 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar, gedeeld door de eigenaars naar breukdeel). Voor een klein gebouw komt dat vaak neer op enkele tientjes per eigenaar per maand. Daar staat tegenover dat je gedekt bent bij schade én dat je appartement verkoopbaar blijft.

Eén eigenaar wil niet meewerken. Wat nu? De verplichtingen gelden ook voor die eigenaar. Begin met het gesprek en wijs op de risico's bij verkoop en schade; dat overtuigt meestal. Lukt het niet, dan kun je als eigenaar zelf een vergadering bijeen (laten) roepen volgens het reglement en daar met de vereiste meerderheid besluiten nemen; die binden ook de onwillige eigenaar. Bij een blijvende 50/50-patstelling biedt het Modelreglement Kleine VvE's 2021 een bindend-adviesregeling via een deskundige.

Een kleine VvE goed regelen is geen groot project: het is een middag werk plus een beetje discipline per jaar. Rumi, de assistent voor zelfbeherende VvE's, neemt dat jaarlijkse deel uit handen: oproepingen, notulen, de jaarrekening en het bewaken van je reservefonds, zodat jullie VvE actief is en blijft zonder dat iemand er een hobby van hoeft te maken.

Dit artikel is een praktische handleiding en geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel je akte van splitsing of een jurist.