Zo organiseer je een rechtsgeldige ALV voor je VvE

Een geldige algemene ledenvergadering van een VvE organiseren doe je door tijdig op te roepen, een agenda te versturen en te voldoen aan de eisen uit je splitsingsreglement. Doe je dat niet, dan zijn besluiten die je neemt mogelijk aantastbaar, en dat wil je als bestuur voorkomen.

Wat is de ALV van een VvE en waarom is ze verplicht?

De algemene ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan van je VvE. Alle appartementseigenaars zijn van rechtswege lid en hebben stemrecht. Het bestuur voert uit, maar de vergadering beslist: over de begroting, het reservefonds, grote onderhoudswerken en wijzigingen in de huishoudelijke regels.

Een VvE moet minstens één keer per jaar vergaderen. Dat volgt uit de wet: het bestuur is verplicht binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de jaarstukken aan de vergadering voor te leggen (artikel 2:48 BW, dat via artikel 5:124 BW ook voor VvE's geldt). De modelreglementen schrijven de jaarlijkse vergadering bovendien expliciet voor.

Roept het bestuur geen vergadering bijeen? Wat je dan kunt doen, staat in je reglement. Onder het modelreglement 2017 kunnen eigenaars die samen ten minste tien procent van de stemmen vertegenwoordigen het bestuur schriftelijk om een vergadering verzoeken; wordt die niet binnen eenentwintig dagen gehouden, dan mogen deze eigenaars de vergadering zélf bijeenroepen. Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 is nog ruimer: daar wordt vergaderd zo vaak als het bestuur óf een van de eigenaars dat nodig acht. Je hoeft dus niet naar de rechter, het reglement geeft eigenaars deze bevoegdheid rechtstreeks.

Stap 1: Controleer je splitsingsreglement vóór alles

Voordat je ook maar een datum prikt, open je het splitsingsreglement. Daarin staan de specifieke regels voor jóuw VvE: de oproepingstermijn, hoe je moet oproepen (brief, e-mail of anders) en of er een quorumeis geldt.

Veel VvE's hanteren een modelreglement, zoals het modelreglement 1992, 2006 of 2017 en voor kleine gebouwen bestaat sinds 2021 een speciaal Modelreglement Kleine VvE's. Die modellen geven standaardregels, maar jouw akte van splitsing kan daarvan afwijken. De akte wint altijd. Weet je niet welk modelreglement van toepassing is? Kijk in de akte van splitsing of vraag deze op bij het Kadaster. Dat is de basis voor alles wat volgt.

Stap 2: Oproeping; tijdig, compleet en aantoonbaar

De oproeping voor de ALV moet voldoen aan drie eisen: tijdig, compleet en aantoonbaar verstuurd.

Tijdig betekent dat je de termijn uit je splitsingsreglement respecteert. Let op: deze termijn staat niet in de wet, maar in je reglement. De modelreglementen hanteren doorgaans een termijn van vijftien dagen, waarbij de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen. Jouw akte kan een langere termijn voorschrijven. Houd de termijn uit je eigen reglement aan, bij twijfel: ruimer is altijd veilig.

Compleet wil zeggen dat de oproeping in elk geval bevat: datum, tijdstip, locatie en de volledige agenda. Stuur relevante stukken mee, zoals een begroting of offerte. Dan weten eigenaars waarvoor ze komen en kunnen ze zich voorbereiden. Goed om te weten: onder de modelreglementen 2017 en Kleine VvE's 2021 kan iedere eigenaar tot uiterlijk zeven dagen vóór de vergadering zelf onderwerpen op de agenda laten plaatsen. Onder MR 2017 geldt bovendien dat een niet-geagendeerd voorstel alleen kan worden behandeld als álle stemgerechtigden daarmee instemmen, nog een reden om de agenda compleet te maken.

Aantoonbaar is misschien wel het belangrijkste. Als een eigenaar later beweert nooit opgeroepen te zijn, moet je kunnen bewijzen dat je het wél hebt gedaan. Verstuur de oproeping op de wijze die je reglement voorschrijft en leg de verzending vast: houd een verzendlijst bij, bewaar e-mailbevestigingen of verstuur aangetekend.

Stap 3: De vergadering zelf, quorum en besluitvorming

Op de vergaderdag controleer je eerst of er een quorumeis geldt en of die is gehaald. Het quorum is het minimumaantal stemmen dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om geldige besluiten te nemen.

Of er een quorum geldt, hangt af van je reglement. De modelreglementen 1992 en 2006 kennen voor de meeste besluiten een quorumeis. Het modelreglement 2017 heeft de algemene quorumeis afgeschaft: gewone besluiten neem je met volstrekte meerderheid, ongeacht de opkomst. Maar let op, voor zware besluiten (zoals uitgaven buiten de begroting, aanwending van het reservefonds buiten het MJOP, geldleningen, verbouwingen en het vaststellen of wijzigen van het huishoudelijk reglement) eist MR 2017 wél dat ten minste twee derde van het totaal aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is, plus een tweederdemeerderheid. Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 kent helemaal geen quorumeis.

Geldt er een quorum(- of aanwezigheidseis) en is die niet gehaald? Dan mag je over die agendapunten geen geldig besluit nemen. In dat geval roep je een tweede vergadering bijeen — onder MR 2017 te houden niet eerder dan vijftien dagen en niet later dan zes weken na de eerste, met vermelding in de oproeping dat het om een tweede vergadering gaat. In die tweede vergadering kun je besluiten ongeacht de opkomst. Check de precieze regels en termijnen in je eigen reglement.

Speciaal voor kleine VvE's: wat als de stemmen staken? Bij twee of vier appartementen met een gelijke stemverdeling kan een 50/50-patstelling ontstaan waar je niet uitkomt. Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 heeft daarvoor een unieke oplossing: op verzoek van een eigenaar geeft de beheerder, of een gezamenlijk benoemde onafhankelijke deskundige, een bindend advies, dat geldt als besluit van de vergadering. Worden de eigenaars het niet eens over de deskundige, dan benoemt de kantonrechter er een. Zo blijft een kleine VvE ook bij blijvende onenigheid besluitvaardig.

Eigenaars die niet kunnen komen, kunnen een schriftelijke volmacht geven aan een andere eigenaar of aan het bestuur. Zo tellen hun stemmen toch mee. Zorg dat je een standaard volmachtformulier klaar hebt.

Tijdens de vergadering werk je de agenda punt voor punt af. Noteer bij elk besluit hoeveel stemmen voor, tegen en onthouding zijn uitgebracht. Dit is niet alleen netjes, het is nodig om later aan te tonen dat een besluit rechtsgeldig is genomen.

Stap 4: Notulen opstellen en verspreiden

De notulen zijn het officiële verslag van wat er besloten is. Ze zijn niet alleen een gespreksverslag, maar het juridische bewijs van genomen besluiten. Maak ze dus zorgvuldig.

Goede notulen bevatten: datum en locatie, wie aanwezig waren (en met welke volmachten), welke besluiten zijn genomen en met hoeveel stemmen. Je hoeft niet elk woord op te schrijven, maar de besluiten moeten helder en ondubbelzinnig staan.

Verstuur de notulen zo snel mogelijk na de vergadering aan alle eigenaars, ook aan wie er niet bij was. De wet stelt geen termijn, maar de modelreglementen 2017 en Kleine VvE's 2021 verplichten het bestuur de (concept)notulen binnen twee weken na de vergadering toe te zenden. Onder het Modelreglement Kleine VvE's 2021 worden de notulen bovendien nog in dezelfde vergadering vastgesteld en door de aanwezigen ondertekend. Snelle verzending is ook in het belang van de VvE: de termijn waarbinnen een eigenaar een besluit door de rechter kan laten vernietigen, begint te lopen zodra de eigenaar van het besluit kennis heeft kunnen nemen.

In de praktijk: een veelgemaakte fout

Een concreet voorbeeld: het bestuur van een kleine VvE kondigt de vergadering aan via een appje, vijf dagen van tevoren. De vergadering vindt plaats, er wordt besloten tot een grote dakreparatie en de kosten worden verdeeld. Eén eigenaar is het er niet mee eens en stelt dat de oproeping niet rechtsgeldig was: te laat en niet via de voorgeschreven weg.

Ze heeft gelijk. Een besluit dat tot stand komt met een gebrekkige oproeping is vernietigbaar: de eigenaar kan binnen één maand de kantonrechter vragen het besluit te vernietigen (artikel 5:130 BW). De dakreparatie moet dan mogelijk opnieuw worden besproken in een geldig bijeengeroepen vergadering.

Dit soort situaties voorkom je eenvoudig door het reglement te volgen en de oproeping aantoonbaar en op tijd te versturen. Een klein detail met grote gevolgen.

Veelgestelde vragen

Mag ik de ALV van een VvE ook digitaal houden? Kijk eerst in je eigen reglement, want de modelreglementen lopen hier uiteen. Het Modelreglement Kleine VvE's 2021 staat een volledig digitale vergadering al expliciet toe: het bestuur kan daartoe besluiten, mits de vergadering online te volgen is en leden tot 72 uur van tevoren schriftelijk vragen kunnen stellen. Het modelreglement 2017 regelt hybride deelname: stemmen via een door de vergadering gekozen elektronisch communicatiemiddel, met identificatie en de mogelijkheid de vergadering rechtstreeks te volgen. Oudere reglementen zwijgen hierover, en dan is volledig digitaal vergaderen juridisch wankel. Daar komt verandering in: de Wet digitale algemene vergadering is medio 2026 door beide Kamers aangenomen. Zodra die in werking treedt, kan de ALV het bestuur machtigen volledig digitaal of hybride te vergaderen, zonder wijziging van de splitsingsakte. Er gelden waarborgen: deelnemers moeten via beeld én geluid kunnen meepraten en stemmen, de oproeping moet de deelnameprocedure vermelden, en eigenaars met samen minstens een kwart van de stemmen kunnen verlangen dat de vergadering óók fysiek toegankelijk is. Tot de inwerkingtreding: houd de jaarvergadering fysiek of hybride, tenzij je reglement volledig digitaal vergaderen uitdrukkelijk toestaat.

Wat als een eigenaar bezwaar maakt tegen een genomen besluit? Dat hangt af van het soort gebrek, en dit onderscheid gaat online vaak mis:

• Is een besluit in strijd met de wet of de splitsingsakte (inclusief het splitsingsreglement)? Dan is het nietig: het besluit heeft juridisch nooit bestaan. Daarvoor geldt geen termijn en is geen gang naar de kantonrechter nodig, al kan bij discussie de rechtbank om een oordeel worden gevraagd.
• Is een besluit in strijd met de redelijkheid en billijkheid of het huishoudelijk reglement, of is het gebrekkig tot stand gekomen (bijvoorbeeld door een te late oproeping)? Dan is het vernietigbaar: de eigenaar moet binnen één maand nadat hij van het besluit kennis heeft genomen of kon nemen, de kantonrechter om vernietiging vragen (artikel 5:130 BW). Doet hij dat niet, dan staat het besluit vast.

Vandaar dat snelle verzending van de notulen belangrijk is: die start in de praktijk de vernietigingstermijn.

Hoe vaak moet een VvE een ALV houden? Minstens één keer per jaar, omdat het bestuur de jaarstukken binnen zes maanden na het boekjaar aan de vergadering moet voorleggen. Je splitsingsreglement kan een hogere frequentie voorschrijven. Daarnaast kan het bestuur, of een voldoende groot deel van de eigenaars, tussentijds een extra vergadering bijeenroepen, bijvoorbeeld bij een urgente reparatie.

Als bestuurslid van een zelfbeherende VvE heb je aan dit stappenplan genoeg om een rechtsgeldige ALV te organiseren. Rumi, de assistent voor zelfbeherende VvE's, helpt je onder andere met het opstellen van oproepingen, agendapunten en notulen, zodat je niets over het hoofd ziet en altijd voldoet aan de regels uit je splitsingsreglement.

Dit artikel is een praktische handleiding en geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel je splitsingsakte of een jurist.